Entité affiliée

Une entité affiliée est une entité juridique qui a un lien structurel avec un bénéficiaire, société mère, filiale, autre membre du même groupe, ou organisation placée sous le même organe de contrôle. Elle exécute des travaux du projet et impute ses coûts directement au projet, mais elle ne signe pas la convention de subvention.

Le lien doit être juridique et préexistant, ni commercial ni de circonstance. Un fournisseur n'est pas une entité affiliée, si étroite que soit la relation, et créer une entité pour en faire une affiliée n'est pas l'usage prévu. Une université et sa fondation, un holding de groupe et ses sociétés d'exploitation, un organisme de recherche et ses instituts, voilà les cas ordinaires.

Elle doit être déclarée dans la proposition, avec son propre PIC, et elle est validée comme tout autre participant. C'est la règle la plus souvent enfreinte par inadvertance : une affiliée ajoutée après la signature de la convention de subvention impose un avenant, et les coûts engagés par une affiliée non déclarée ne sont pas éligibles. La correction est rétroactive et coûteuse.

Le bénéficiaire reste responsable. Les coûts de son affiliée sont contrôlés selon les mêmes règles, les manquements de son affiliée retombent sur le bénéficiaire qui l'a déclarée, et un constat d'audit visant l'affiliée est recouvré auprès du bénéficiaire.

Bien employée, elle rend un vrai service : elle permet à un groupe d'affecter au projet la bonne compétence interne sans ajouter un signataire à la convention, et sa contribution compte dans la part de travail du bénéficiaire au lieu d'être de la sous-traitance. Elle ne compte pas, en revanche, comme un partenaire supplémentaire au regard de la règle des trois pays, une affiliée n'est pas une entité indépendante.