Funding & Tenders Portal

Svi službeni postupci odvijaju se ovdje. Vaša organizacija ovdje se registrira i dobiva svoj PIC; projektni prijedlog piše se u obrascima samog portala i putem njih se podnosi; ugovor o dodjeli bespovratnih sredstava potpisuje se ovdje; izvješća i zahtjevi za plaćanje podnose se ovdje. Ne postoji drugi kanal, a e-poruka projektnom službeniku nije podnošenje prijave.

Pristup se temelji na ulogama, a ne na korisničkim računima. Zakonski zastupnik vaše organizacije imenuje LEAR i on određuje tko što smije, tko može podnositi projektne prijedloge u ime organizacije, tko može potpisivati, tko može samo čitati. Provođenje tog imenovanja traje danima ili tjednima jer su potrebni popratni dokumenti i ručna provjera. To je najčešći pojedinačni razlog zbog kojeg prijavitelj kojem je to prva prijava ne može podnijeti projektni prijedlog na dan roka za prijavu.

Sustav za podnošenje prihvaća nepotpune prijave i omogućuje njihovu zamjenu do cut-off datuma. Rano podnošenje i kasnije ponovno podnošenje poboljšane verzije uobičajena je mjera opreza: računa se posljednja prihvaćena verzija, a projektni prijedlog koji je već u sustavu ne može propasti zbog rušenja preglednika u 16:50.

Portal je sustav evidencije, nije tražilica. Filteri su grubi, pretraživanje punog teksta slabo je, a (tu ljudi gube novac) polje sa statusom ne ažurira se. Pozivi kojima je rok za prijavu prošao tjednima se i dalje prikazuju kao otvoreni. Zato Bemzu objavljuje vlastiti status izveden iz cut-off datuma, umjesto da ponavlja ono što piše na portalu.

Još jedna navika koju vrijedi steći: stranice tema na portalu imaju karticu s dokumentima, s opisom poziva, standardnim obrascima za prijavu i prilozima za tu temu. U prilozima su skrivene obveze specifične za temu, a one se ne prenose u sažetak koji većina čita.