Modifica della convenzione

Una modifica è un cambiamento formale della convenzione di sovvenzione, predisposto e firmato nel portale come la convenzione stessa. Serve quando cambia ciò che la convenzione registra: l'ingresso o l'uscita di un beneficiario, il cambio di coordinatore, la proroga della durata, la variazione dell'importo massimo della sovvenzione o una modifica sostanziale dell'allegato 1.

Moltissimi cambiamenti NON la richiedono. Spostare budget tra categorie di costo o tra partner è di norma consentito senza modifica, purché il lavoro descritto nell'allegato 1 sia comunque svolto come concordato. I consorzi sprecano mesi a preparare modifiche per riallocazioni che la convenzione già permette.

Il vincolo che si sottovaluta è quello temporale. La modifica va richiesta e conclusa prima che il cambiamento produca effetti e non può essere retroattiva nel modo in cui i consorzi la vorrebbero: un partner uscito otto mesi fa non si può cancellare con decorrenza dal giorno in cui ha smesso di lavorare. I costi sostenuti da un partner che non è ancora beneficiario non sono ammissibili.

Le proroghe della durata sono la richiesta più frequente e di solito vengono accolte se motivate, ma vanno chieste PRIMA che il progetto finisca. Una proroga chiesta dopo la data finale non esiste come opzione: il progetto si chiude e basta, con i deliverable incompleti.

Ogni modifica richiede la firma di tutti i beneficiari, quindi ripropone lo stesso problema di coordinamento della firma iniziale. Quando puoi, raggruppa i cambiamenti: una sola modifica che copre l'uscita di un partner, uno spostamento di budget e una proroga costa molto meno lavoro di tre.