Avenant

Un avenant est une modification formelle de la convention de subvention, préparée et signée sur le portail comme la convention elle-même. Il est nécessaire pour modifier ce que la convention acte : ajouter ou retirer un bénéficiaire, changer de coordinateur, prolonger la durée, modifier le montant maximal de la subvention, ou changer substantiellement l'annexe 1.

Beaucoup de choses n'en exigent PAS. Déplacer du budget entre catégories de coûts ou entre partenaires est en général permis sans avenant, dès lors que les travaux décrits à l'annexe 1 restent exécutés comme convenu. Des consortiums perdent des mois à préparer des avenants pour des réaffectations que la convention autorise déjà.

Le calendrier est la contrainte que l'on sous-estime. Un avenant doit être demandé et achevé avant que la modification prenne effet, et il ne peut pas être rétroactif de la façon dont les consortiums le voudraient, un partenaire parti il y a huit mois ne peut pas être retiré à la date où il a cessé de travailler. Les coûts engagés par un partenaire qui n'est pas encore bénéficiaire ne sont pas éligibles.

Les prolongations de durée sont la demande la plus fréquente et sont en général accordées lorsqu'elles sont justifiées, mais elles doivent être demandées AVANT la fin du projet. Une prolongation demandée après la date finale n'existe pas comme option, et le projet se clôt simplement avec ses livrables inachevés.

Chaque avenant exige la signature de chaque bénéficiaire, c'est-à-dire le même problème de coordination que la signature initiale. Groupez les modifications quand vous le pouvez : un seul avenant couvrant un changement de partenaire, un transfert de budget et une prolongation représente bien moins de travail que trois.