Alteração

Uma alteração é uma modificação formal da convenção de subvenção, preparada e assinada no portal tal como a própria convenção. É necessária para mudar aquilo que a convenção regista: acrescentar ou retirar um beneficiário, mudar de coordenador, prolongar a duração, alterar o montante máximo da subvenção, ou modificar substancialmente o anexo 1.

Muita coisa NÃO precisa de uma. Mover orçamento entre categorias de custo ou entre parceiros é em regra permitido sem alteração, desde que o trabalho descrito no anexo 1 continue a ser executado como acordado. Há consórcios que desperdiçam meses a preparar alterações para realocações que a convenção já permite.

O calendário é a limitação que se subestima. Uma alteração tem de ser pedida e concluída antes de a mudança produzir efeitos, e não pode ser retroativa da forma que os consórcios costumam querer, um parceiro que saiu há oito meses não pode ser retirado com efeitos à data em que deixou de trabalhar. Os custos incorridos por um parceiro que ainda não é beneficiário não são elegíveis.

As prorrogações de duração são o pedido mais frequente e são normalmente concedidas quando justificadas, mas têm de ser pedidas ANTES de o projeto terminar. Uma prorrogação pedida depois da data final não existe como opção, e o projeto encerra sem mais com os entregáveis por concluir.

Toda e qualquer alteração precisa da assinatura de todos os beneficiários, o que traz o mesmo problema de coordenação da assinatura original. Agrupe as mudanças sempre que puder: uma alteração que cubra uma troca de parceiro, uma transferência orçamental e uma prorrogação dá muito menos trabalho do que três.