Wijziging

Een amendement is een formele wijziging van de subsidieovereenkomst, opgesteld en ondertekend in het portaal, net als de overeenkomst zelf. Het is nodig voor wijzigingen in wat de overeenkomst vastlegt: een begunstigde toevoegen of verwijderen, de coördinator wijzigen, de looptijd verlengen, het maximale subsidiebedrag aanpassen of bijlage 1 wezenlijk wijzigen.

Voor veel zaken is er GEEN amendement nodig. Budget verschuiven tussen kostencategorieën of tussen partners is doorgaans toegestaan zonder amendement, zolang het werk dat in bijlage 1 is beschreven nog steeds wordt uitgevoerd zoals afgesproken. Consortia verspillen maanden aan amendementen voor herschikkingen die de overeenkomst al toestaat.

Timing is de beperking die vaak wordt onderschat. Een amendement moet worden aangevraagd en afgerond voordat de wijziging ingaat, en kan niet met terugwerkende kracht gelden op de manier die consortia meestal voor ogen hebben, een partner die acht maanden geleden is vertrokken, kan niet worden verwijderd per de datum waarop deze stopte met werken. Kosten van een partner die nog geen begunstigde is, zijn niet subsidiabel.

Verlengingen van de looptijd zijn het meest voorkomende verzoek en worden meestal toegekend als ze zijn onderbouwd, maar ze moeten VÓÓR het einde van het project worden aangevraagd. Een verlenging die na de einddatum wordt aangevraagd, is geen optie, en het project wordt gewoon afgesloten met onvolledige deliverables.

Bij elk amendement moet elke begunstigde tekenen, dus hetzelfde coördinatieprobleem als bij de oorspronkelijke ondertekening. Bundel wijzigingen waar dat kan: één amendement voor een partnerwijziging, een budgetverschuiving en een verlenging is veel minder werk dan drie.