Periodo di rendicontazione

Il progetto è diviso in periodi di rendicontazione, di norma da 12 o 18 mesi. Alla fine di ciascuno il consorzio presenta una relazione periodica: una parte tecnica che descrive il lavoro svolto rispetto all'Allegato 1 e i rendiconti finanziari di ogni beneficiario, che dichiarano i costi del periodo.

La scadenza è breve (di norma 60 giorni dalla fine del periodo) e cade quando tutti sono impegnati con la fase di lavoro successiva. Il coordinatore deve raccogliere, controllare e consolidare i contributi di ogni partner dentro quella finestra, il che in pratica significa chiederli molto prima che il periodo si chiuda.

La parte tecnica è giudicata rispetto a ciò che l'Allegato 1 prometteva, non rispetto a ciò che si è rivelato interessante. I deliverable previsti nel periodo vanno consegnati o spiegati; gli scostamenti vanno descritti con onestà e motivati. I revisori sono in genere ragionevoli sui cambiamenti di contesto e implacabili sul silenzio.

I rendiconti finanziari sono per beneficiario e ciascun partner certifica il proprio. Il coordinatore non può sistemare i numeri di un partner, può solo sollecitarli: per questo un partner con una contabilità interna debole ritarda il pagamento a tutto il consorzio.

Il pagamento segue l'accettazione, non la presentazione. Le domande del project officer sospendono i termini, e una relazione da rivedere può spostare la data di pagamento di mesi. Il consorzio che tratta la rendicontazione come un'incombenza amministrativa dell'ultimo momento ne scopre le conseguenze nel proprio flusso di cassa.