Faktinės išlaidos

Faktinės išlaidos yra numatytasis būdas: deklaruojate tai, ką iš tikrųjų išleidote, ir tai įrodote. Atlyginimus (iš darbo užmokesčio apskaitos, įrangą) iš sąskaitų ir nusidėvėjimo lentelių, keliones, iš bilietų, sunaudojamas medžiagas, iš pirkimo dokumentų. Tai, ką deklaruojate, per jūsų pačių buhalteriją turi būti atsekama iki dokumento, kurį gali patikrinti pašalinis.

Personalo atveju tai reiškia laiko fiksavimą. Horizon Europe skaičiuoja dienomis: dienos įkainis yra metinės personalo išlaidos, padalytos iš 215 dienų, ir nė vienas žmogus per metus visose ES dotacijose kartu negali deklaruoti daugiau nei 215 dienų. Dviejuose ES projektuose dirbantis žmogus turi gebėti parodyti, kad dienos nepersidengia.

Tikrinamas įrašų patikimumas, o ne jų puošnumas. Mėnesinės deklaracijos, pasirašytos paties žmogaus ir jo vadovo, suderinamos su atostogų apskaita ir su tuo, už ką tam žmogui mokama kitur, auditą atlaiko. Ataskaitinio laikotarpio pabaigoje iš atminties atkurti darbo laiko žiniaraščiai, ne, ir toks atkūrimas yra dažniausias paramos gavėjams pareiškiamas priekaištas.

Našta tikra, todėl ir egzistuoja alternatyvos. Vieneto įkainiai išlaidų įrodymą pakeičia fiksuota vieneto kaina; fiksuotosios sumos, atlikto darbo įrodymu. Jei jūsų organizacijoje darbo laiko fiksavimo kultūros nėra, faktinių išlaidų dotaciją administruoti brangiau, nei atrodo iš pradžių.

Ne euro zonos paramos gavėjams valiuta prideda dar vieną žingsnį: išlaidos perskaičiuojamos pagal nustatytas taisykles, o ne pagal patogesnį kursą, ir valiutos keitimo nuostoliai nėra tinkami finansuoti. Perskaičiavimo būdą nuspręskite projekto pradžioje ir kiekvienu laikotarpiu taikykite vienodai.