Faktiske omkostninger

Faktiske omkostninger er standarden: du opkræver det, du reelt har brugt, og du dokumenterer det. Løn fra lønsystemet, udstyr fra fakturaer og afskrivningsplaner, rejser fra billetter, forbrugsvarer fra indkøbsbilag. Det, du anmelder, skal kunne spores gennem dit eget regnskab tilbage til et bilag, som en fremmed kan kontrollere.

For personale betyder det tidsregistrering. Horizon Europe regner i dage: dagssatsen er de årlige personaleomkostninger divideret med 215 dage, og ingen må anmelde mere end 215 dage om året på tværs af alle EU-bevillinger tilsammen. Den, der arbejder på to EU-projekter, skal kunne vise, at dagene ikke overlapper.

Det er registreringens troværdighed, der prøves, ikke dens omstændelighed. Månedlige erklæringer underskrevet af medarbejderen og dennes leder, i overensstemmelse med ferieregistreringen og med det, medarbejderen aflønnes for andre steder, overlever en revision. Timesedler, der rekonstrueres efter hukommelsen ved periodens slutning, gør ikke, og netop den rekonstruktion er den hyppigste anmærkning mod tilskudsmodtagere.

Byrden er reel, og derfor findes alternativerne. Enhedsomkostninger erstatter dokumentation for forbrug med en fast pris pr. enhed; lump sums erstatter den med dokumentation for udført arbejde. Har din organisation ingen kultur for tidsregistrering, er en bevilling efter faktiske omkostninger dyrere at administrere, end den umiddelbart ser ud.

Valuta føjer et trin til for tilskudsmodtagere uden for euroområdet: omkostninger omregnes efter faste regler og ikke til den kurs, der passer bedst, og kurstab er ikke støtteberettigede. Beslut omregningsmetoden ved projektets start, og brug den ens i hver periode.