Toteutuneet kustannukset

Toteutuneet kustannukset ovat oletus: laskutat sen mitä oikeasti käytit, ja todistat sen. Palkat palkkakirjanpidosta, laitteet laskuista ja poistosuunnitelmista, matkat lipuista, tarvikkeet ostotositteista. Sen mitä ilmoitat, on oltava jäljitettävissä oman kirjanpitosi kautta asiakirjaan, jonka ulkopuolinen voi tarkistaa.

Henkilöstön osalta tämä tarkoittaa ajan kirjaamista. Horizon Europe laskee päivissä: päiväkorvaus on vuotuiset henkilöstökustannukset jaettuna 215 päivällä, eikä kukaan saa ilmoittaa yli 215 päivää vuodessa kaikista EU-avustuksista yhteensä. Kahdessa EU-hankkeessa työskentelevän on pystyttävä osoittamaan, etteivät päivät mene päällekkäin.

Testattavana on kirjauksen luotettavuus, ei sen monimutkaisuus. Kuukausittaiset ilmoitukset, jotka henkilö ja hänen esihenkilönsä allekirjoittavat ja jotka ovat yhtäpitäviä lomakirjausten ja muualta maksetun palkan kanssa, kestävät tarkastuksen. Raportointijakson lopussa muistista rekonstruoidut tuntikirjaukset eivät kestä, ja niiden rekonstruointi on yleisin yksittäinen tuensaajia vastaan kirjattu havainto.

Taakka on todellinen, ja siksi vaihtoehdot ovat olemassa. Yksikkökustannukset korvaavat kulutuksen todistamisen kiinteällä yksikköhinnalla; kertakorvaukset korvaavat sen valmiin työn todistamisella. Jos organisaatiollasi ei ole tuntikirjauskulttuuria, toteutuneisiin kustannuksiin perustuva avustus on hallinnollisesti kalliimpi kuin miltä se aluksi näyttää.

Valuutta lisää euroalueen ulkopuolisille tuensaajille yhden vaiheen: kustannukset muunnetaan määritellyillä säännöillä eikä sillä kurssilla joka sattuu sopimaan, eivätkä kurssitappiot ole hyväksyttäviä. Päätä muuntotapa hankkeen alussa ja sovella sitä samalla tavalla joka jaksolla.