Werkelijke kosten

Werkelijke kosten zijn de standaard: u voert op wat u werkelijk hebt uitgegeven en toont dat aan. Salarissen uit de salarisadministratie, apparatuur uit facturen en afschrijvingsoverzichten, reizen uit tickets, verbruiksgoederen uit inkoopregistraties. Wat u declareert, moet via uw eigen boekhouding te herleiden zijn tot een document dat een buitenstaander kan controleren.

Voor personeel betekent dit tijdregistratie. Horizon Europe rekent in dagen: het dagtarief is de jaarlijkse personeelskosten gedeeld door 215 dagen, en niemand mag in één jaar voor alle EU-subsidies samen meer dan 215 dagen declareren. Iemand die aan twee EU-projecten werkt, moet kunnen aantonen dat de dagen elkaar niet overlappen.

De betrouwbaarheid van de registratie wordt getoetst, niet hoe uitgebreid zij is. Maandelijkse verklaringen houden stand bij een audit als zij zijn ondertekend door de persoon en de leidinggevende, aansluiten op verlofregistraties en kloppen met wat de persoon elders betaald krijgt. Urenstaten die aan het einde van de rapportageperiode uit het geheugen worden gereconstrueerd, doen dat niet; het achteraf reconstrueren ervan is de meest voorkomende auditbevinding bij begunstigden.

De administratieve last is reëel, en daarom bestaan de alternatieven. Eenheidskosten vervangen bewijs van uitgaven door een vaste prijs per eenheid; een lump sum vervangt het door bewijs dat het werk is voltooid. Als uw organisatie geen cultuur van tijdregistratie heeft, is een subsidie op basis van werkelijke kosten duurder in beheer dan zij eerst lijkt.

Voor begunstigden buiten het eurogebied komt daar een stap bij: kosten worden omgerekend volgens vaste regels, niet tegen een koers die goed uitkomt, en koersverliezen zijn niet subsidiabel. Bepaal de omrekenmethode bij de start van het project en pas die in elke periode op dezelfde manier toe.