Tényleges költségek

A tényleges költség az alapértelmezés: azt számolja el, amit valóban elköltött, és igazolja. A béreket a bérszámfejtésből, az eszközöket a számlákból és az értékcsökkenési tervekből, az utazást a jegyekből, az anyagokat a beszerzési nyilvántartásból. Amit elszámol, annak a saját könyvelésén keresztül visszavezethetőnek kell lennie egy olyan dokumentumig, amelyet egy kívülálló is ellenőrizhet.

A személyi költségeknél ez időnyilvántartást jelent. A Horizon Europe napokban számol: a napidíj az éves személyi költség osztva 215 nappal, és egy személy évente összesen (az összes uniós támogatását együttvéve) legfeljebb 215 napot számolhat el. Aki két uniós projekten dolgozik, annak igazolnia kell tudnia, hogy a napok nem fedik egymást.

Az ellenőrzés a nyilvántartás megbízhatóságát nézi, nem a kidolgozottságát. A havonta, az érintett és a felettese által aláírt nyilatkozat, amely összhangban van a szabadság-nyilvántartással és azzal, amiért az illetőt máshol fizetik, kiállja az ellenőrzést. A beszámolási időszak végén emlékezetből összerakott jelenléti ív nem, és éppen ez a kedvezményezettekkel szemben leggyakrabban megállapított hiányosság.

A teher valós, ezért léteznek az alternatívák. Az egységköltség a kiadás igazolását rögzített egységárral váltja ki, az átalányösszeg pedig az elvégzett munka igazolásával. Ha a szervezetében nincs időnyilvántartási kultúra, a tényleges költségen alapuló támogatás adminisztrációja drágább, mint amilyennek elsőre látszik.

Az euróövezeten kívüli kedvezményezetteknek a pénznem egy lépést hozzátesz: a költségeket meghatározott szabályok szerint kell átszámítani, nem a legkedvezőbb árfolyamon, az árfolyamveszteség pedig nem elszámolható. Döntse el az átszámítás módját a projekt elején, és alkalmazza ugyanúgy minden időszakban.