Faktiska kostnader

Faktiska kostnader är standard: du tar upp vad du verkligen har lagt ut, och du styrker det. Löner ur lönesystemet, utrustning ur fakturor och avskrivningsplaner, resor ur biljetter, förbrukningsmaterial ur inköpsunderlag. Det du redovisar måste gå att spåra genom din egen bokföring till ett dokument som en utomstående kan kontrollera.

För personal betyder det att tiden måste registreras. Horizon Europe räknar i dagar: dagskostnaden är den årliga personalkostnaden delad med 215 dagar, och ingen person får redovisa fler än 215 dagar på ett år över alla EU-bidrag sammanlagt. Den som arbetar i två EU-projekt måste kunna visa att dagarna inte överlappar.

Det som prövas är hur tillförlitlig dokumentationen är, inte hur påkostad den är. Månatliga tidredovisningar signerade av personen och närmaste chef, förenliga med frånvarouppgifter och med vad personen får betalt för i övrigt, klarar en revision. Tidrapporter som rekonstrueras ur minnet vid rapporteringsperiodens slut gör det inte, och sådan rekonstruktion är den enskilt vanligaste anmärkningen mot stödmottagare.

Bördan är verklig, och det är därför alternativen finns. Enhetskostnader ersätter bevis på utlägg med ett fast pris per enhet; engångsbelopp ersätter det med bevis på utfört arbete. Har din organisation ingen vana vid tidredovisning är ett bidrag med faktiska kostnader dyrare att administrera än det först ser ut.

Valutan lägger till ett steg för stödmottagare utanför euroområdet: kostnader räknas om enligt bestämda regler och inte till den kurs som råkar passa, och valutaförluster är inte stödberättigande. Bestäm omräkningsmetoden vid projektets början och tillämpa den likadant i varje period.