Custos reais

Os custos reais são a regra por omissão: imputa o que gastou de facto, e prova-o. Salários a partir do processamento, equipamento a partir de faturas e mapas de amortização, deslocações a partir dos bilhetes, consumíveis a partir dos registos de compra. O que declara tem de ser rastreável, pela sua própria contabilidade, até um documento que um estranho possa verificar.

No pessoal, isto significa registar tempo. O Horizon Europe trabalha em dias: a taxa diária é o custo anual com pessoal dividido por 215 dias, e ninguém pode declarar mais de 215 dias num ano no conjunto de todas as subvenções da UE. Quem trabalha em dois projetos europeus tem de conseguir mostrar que os dias não se sobrepõem.

O que é testado é a fiabilidade do registo, não o seu requinte. Declarações mensais assinadas pela pessoa e pela sua chefia, coerentes com os registos de férias e com aquilo que a pessoa é paga para fazer noutro lado, sobrevivem a uma auditoria. Folhas de horas reconstruídas de memória no fim do período de relato não sobrevivem, e reconstruí-las é a constatação mais frequente contra beneficiários.

O peso é real, e é por isso que existem alternativas. Os custos unitários substituem a prova da despesa por um preço fixo por unidade; os montantes fixos substituem-na pela prova do trabalho concluído. Se a sua organização não tem cultura de folhas de horas, uma subvenção a custos reais é mais cara de administrar do que parece à primeira vista.

A moeda acrescenta um passo aos beneficiários fora da área do euro: os custos são convertidos segundo regras definidas e não à taxa que der mais jeito, e as perdas cambiais não são elegíveis. Decida a forma de conversão no início do projeto e aplique-a de modo idêntico em todos os períodos.