Coûts réels

Les coûts réels sont la règle par défaut : vous imputez ce que vous avez réellement dépensé, et vous le prouvez. Les salaires par la paie, les équipements par les factures et les plans d'amortissement, les déplacements par les titres de transport, les consommables par les pièces d'achat. Ce que vous déclarez doit pouvoir être remonté, à travers vos propres livres, jusqu'à un document qu'un tiers peut vérifier.

Pour le personnel, cela veut dire enregistrer le temps. Horizon Europe raisonne en jours : le taux journalier est le coût annuel de personnel divisé par 215 jours, et personne ne peut déclarer plus de 215 jours par an, toutes subventions européennes confondues. Quelqu'un qui travaille sur deux projets européens doit pouvoir montrer que les jours ne se recouvrent pas.

C'est la fiabilité de l'enregistrement qui est testée, pas son raffinement. Des déclarations mensuelles signées par la personne et par son responsable, cohérentes avec les congés et avec ce pour quoi la personne est payée par ailleurs, passent l'audit. Des feuilles de temps reconstituées de mémoire à la fin de la période de référence, non, et cette reconstitution est le premier motif de constat retenu contre les bénéficiaires.

La charge est réelle, et c'est bien pourquoi les solutions de rechange existent. Les coûts unitaires remplacent la preuve de la dépense par un prix fixe à l'unité ; les montants forfaitaires la remplacent par la preuve des travaux achevés. Si votre organisation n'a pas de culture de la feuille de temps, une subvention en coûts réels coûte plus cher à administrer qu'il n'y paraît d'abord.

La devise ajoute une étape pour les bénéficiaires hors zone euro : les coûts se convertissent selon des règles définies et non au taux qui arrange, et les pertes de change ne sont pas éligibles. Fixez la méthode de conversion au démarrage du projet, et appliquez-la à l'identique à chaque période.