Skutečné náklady

Skutečné náklady jsou výchozí volba: účtujete, co jste opravdu utratili, a doložíte to. Mzdy z mzdové evidence, vybavení z faktur a odpisových plánů, cestovné z jízdenek, spotřební materiál z nákupních dokladů. Cokoli vykážete, musí být přes vaše vlastní účetnictví dohledatelné až k dokladu, který si může zkontrolovat cizí člověk.

U osobních nákladů to znamená evidovat čas. Horizon Europe pracuje ve dnech: denní sazba je roční osobní náklad dělený 215 dny a nikdo nesmí vykázat víc než 215 dní za rok napříč všemi granty EU dohromady. Kdo pracuje na dvou projektech EU, musí umět doložit, že se dny nepřekrývají.

Zkouší se spolehlivost evidence, ne její propracovanost. Měsíční prohlášení podepsaná pracovníkem a jeho nadřízeným, která sedí s evidencí dovolených a s tím, za co je pracovník placený jinde, audit přežijí. Výkazy práce zrekonstruované po paměti na konci vykazovacího období ne, a právě rekonstrukce je nejčastějším zjištěním proti příjemcům.

Zátěž je skutečná, a proto existují alternativy. Jednotkové náklady nahrazují doklad o výdaji pevnou cenou za jednotku; jednorázové částky ho nahrazují dokladem o dokončené práci. Pokud vaše organizace nemá zvyk vykazovat čas, je grant se skutečnými náklady na správu dražší, než se zprvu zdá.

Příjemcům mimo eurozónu přibývá jeden krok: náklady se přepočítávají podle stanovených pravidel, ne kurzem, který se zrovna hodí, a kurzové ztráty nejsou způsobilé. O postupu přepočtu rozhodněte na začátku projektu a v každém období ho použijte stejně.