Costi effettivi

I costi effettivi sono il metodo predefinito: imputi quello che hai davvero speso e lo dimostri. Gli stipendi dai cedolini, le attrezzature dalle fatture e dai piani di ammortamento, le trasferte dai biglietti, i materiali di consumo dai documenti di acquisto. Ciò che dichiari deve essere tracciabile attraverso la tua contabilità fino a un documento che un estraneo può controllare.

Per il personale questo significa registrare il tempo. Horizon Europe ragiona in giornate: la tariffa giornaliera è il costo annuo del personale diviso per 215 giornate, e nessuno può dichiarare più di 215 giornate all'anno sull'insieme delle sovvenzioni UE. Chi lavora su due progetti europei deve poter dimostrare che le giornate non si sovrappongono.

Ciò che viene messo alla prova è l'attendibilità della registrazione, non la sua elaboratezza. Dichiarazioni mensili firmate dalla persona e dal suo responsabile, coerenti con i registri delle assenze e con ciò per cui la persona è pagata altrove, superano un audit. I fogli ore ricostruiti a memoria alla fine del periodo di rendicontazione no, e ricostruirli è il rilievo più frequente a carico dei beneficiari.

L'onere è reale, ed è per questo che esistono le alternative. I costi unitari sostituiscono la prova della spesa con un prezzo fisso per unità; le somme forfettarie la sostituiscono con la prova del lavoro completato. Se la tua organizzazione non ha una cultura dei fogli ore, una sovvenzione a costi effettivi costa da amministrare più di quanto sembri all'inizio.

Per i beneficiari fuori dall'area euro la valuta aggiunge un passaggio: i costi si convertono secondo regole definite e non al tasso che fa comodo, e le perdite su cambio non sono ammissibili. Decidi l'approccio alla conversione all'inizio del progetto e applicalo in modo identico in ogni periodo.