Dejanski stroški

Dejanski stroški so privzetek: zaračunate, kar ste res porabili, in to dokažete. Plače iz plačilnih list, oprema iz računov in amortizacijskih načrtov, potovanja iz vozovnic, potrošni material iz nabavne dokumentacije. Kar uveljavljate, mora biti skozi vaše knjige sledljivo nazaj do dokumenta, ki ga lahko preveri nekdo od zunaj.

Pri osebju to pomeni beleženje časa. Horizon Europe računa v dnevih: dnevna postavka je letni strošek osebja, deljen z 215 dnevi, in nihče ne sme prijaviti več kot 215 dni na leto v vseh sredstvih EU skupaj. Kdor dela na dveh projektih EU, mora znati pokazati, da se dnevi ne prekrivajo.

Preverja se zanesljivost evidence, ne njena dodelanost. Mesečne izjave, ki jih podpišeta oseba in njen vodja ter so skladne z evidenco odsotnosti in s tem, za kaj je oseba plačana drugje, revizijo prestanejo. Časovnice, sestavljene po spominu ob koncu obdobja poročanja, je ne, njihovo naknadno sestavljanje pa je najpogostejša ugotovitev proti upravičencem.

Breme je resnično, zato obstajajo alternative. Stroški na enoto dokaz o porabi nadomestijo s fiksno ceno na enoto; pavšalni zneski ga nadomestijo z dokazom o opravljenem delu. Če v vaši organizaciji ni kulture časovnic, je upravljanje sredstev po dejanskih stroških dražje, kot je videti na prvi pogled.

Valuta upravičencem zunaj evrskega območja doda korak: stroški se pretvarjajo po določenih pravilih in ne po tečaju, ki pač ustreza, tečajne izgube pa niso upravičene. O načinu pretvorbe se odločite na začetku projekta in ga v vsakem obdobju uporabite enako.