Costes reales

Los costes reales son la opción por defecto: se imputa lo realmente gastado y se acredita. Los salarios, con nóminas; los equipos, con facturas y cuadros de amortización; los viajes, con billetes; los consumibles, con registros de compra. Lo que se declara debe poder rastrearse en su propia contabilidad hasta un documento que pueda comprobar un tercero.

Para el personal, esto significa registrar el tiempo. Horizon Europe usa días: la tarifa diaria es el coste anual de personal dividido entre 215 días, y nadie puede declarar más de 215 días al año sumando todas las subvenciones de la UE. Quien trabaje en dos proyectos de la UE debe poder demostrar que los días no se solapan.

Se comprueba la fiabilidad del registro, no lo elaborado que sea. Las declaraciones mensuales firmadas por la persona y su responsable, coherentes con los registros de ausencias y con las retribuciones que esa persona recibe por otras actividades, superan una auditoría. Los partes de dedicación reconstruidos de memoria al final del periodo de notificación no la superan, y reconstruirlos es el hallazgo más frecuente en contra de los beneficiarios.

La carga es real; por eso existen las alternativas. Los costes unitarios sustituyen la prueba del gasto por un precio fijo por unidad; las cantidades a tanto alzado sustituyen esa prueba por la prueba del trabajo completado. Si su organización no tiene hábito de usar partes de dedicación, una subvención basada en costes reales es más cara de administrar de lo que parece al principio.

Para los beneficiarios fuera de la zona euro, la moneda añade un paso: los costes se convierten según las normas establecidas, no al tipo que convenga, y las pérdidas de cambio no son subvencionables. Defina el criterio de conversión al inicio del proyecto y aplíquelo de la misma forma en cada periodo.