Tinkamos finansuoti išlaidos

Išlaidas projektui galima priskirti tik tada, kai jos vienu metu atitinka visas sąlygas: jas faktiškai patyrė paramos gavėjas, veiksmo trukmės laikotarpiu, jos buvo būtinos darbams, yra identifikuojamos ir patikrinamos, užfiksuotos paramos gavėjo apskaitoje ir atitinka įprastą jo apskaitos praktiką. Neatitikus bent vienos, išlaidos netinkamos, kad ir kaip pagrįstai atrodytų.

Kai kurios išlaidos atmetamos iškart: atskaitomas PVM, mokėtinos palūkanos, valiutos keitimo nuostoliai, atidėjiniai būsimiems nuostoliams ar skoloms, išlaidos, jau kompensuotos iš kitos ES dotacijos, ir perteklinės ar neapgalvotos išlaidos. Atskaitomas PVM gaudo tas organizacijas, kurios gali jį susigrąžinti, bet biudžete vis tiek nurodo sumą su PVM.

„Faktiškai patirtos“ neapima įsipareigojimų. 34 mėnesį pasirašytas užsakymas įrangai, pristatytai jau projektui pasibaigus, nėra tinkama finansuoti išlaida; nėra ir sąskaita, išrašyta laikotarpio viduje už darbus, atliktus ne jo metu. Laikas tikrinamas pagal pristatymą, o ne pagal popierius.

„Įprasta apskaitos praktika“ yra ta sąlyga, į kurią auditoriai remiasi labiausiai. Paramos gavėjas, kuris personalo išlaidas savo apskaitai skaičiuoja vienaip, o ES projektui kitaip, skirtumą praras net ir tada, kai ES metodas būtų buvęs leistinas, jei būtų taikytas nuosekliai.

Praktinė apsauga nuobodi ir veiksminga: projektui priskirkite išlaidas taip, kaip priskiriate viskam kitam, dokumentuokite kiekvienos išlaidos ryšį su darbais ir saugokite įrodymus penkerius metus po galutinio mokėjimo. Auditai ateina po kelerių metų ir prašo popierių, o ne paaiškinimų.