Die Standardmethode der Kostenrechnung: Sie rechnen ab, was Sie wirklich ausgegeben haben, und weisen es nach.
Tatsächliche Kosten sind der Normalfall: Sie rechnen ab, was Sie wirklich ausgegeben haben, und Sie weisen es nach. Gehälter aus der Lohnbuchhaltung, Geräte aus Rechnungen und Abschreibungsplänen, Reisen aus Tickets, Verbrauchsmaterial aus Beschaffungsunterlagen. Was Sie geltend machen, muss sich durch Ihre eigenen Bücher bis zu einem Beleg zurückverfolgen lassen, den ein Fremder prüfen kann.
Beim Personal heißt das: Zeit erfassen. Horizon Europe rechnet in Tagen, der Tagessatz ist der jährliche Personalaufwand geteilt durch 215 Tage, und niemand darf über alle EU-Zuwendungen zusammen mehr als 215 Tage im Jahr erklären. Wer an zwei EU-Projekten arbeitet, muss zeigen können, dass sich die Tage nicht überschneiden.
Geprüft wird die Verlässlichkeit der Aufzeichnung, nicht ihr Aufwand. Monatliche Erklärungen, von der Person und ihrer Führungskraft unterschrieben, stimmig mit den Urlaubsnachweisen und damit, wofür die Person anderswo bezahlt wird, überstehen eine Prüfung. Stundenzettel, die am Ende des Berichtszeitraums aus dem Gedächtnis rekonstruiert wurden, tun das nicht, und genau diese Rekonstruktion ist die häufigste Beanstandung gegen Zuwendungsempfänger.
Die Last ist real, und deshalb gibt es die Alternativen. Einheitskosten ersetzen den Ausgabennachweis durch einen festen Preis je Einheit; Pauschalbeträge ersetzen ihn durch den Nachweis erbrachter Arbeit. Wenn Ihre Organisation keine Kultur der Zeiterfassung hat, ist eine Förderung nach tatsächlichen Kosten in der Verwaltung teurer, als sie zunächst aussieht.
Die Währung fügt für Zuwendungsempfänger außerhalb des Euroraums einen Schritt hinzu: Kosten werden nach festgelegten Regeln umgerechnet, nicht zu einem gerade passenden Kurs, und Wechselkursverluste sind nicht förderfähig. Legen Sie das Umrechnungsverfahren zu Projektbeginn fest und wenden Sie es in jedem Zeitraum gleich an.
| Einheitskosten | Feste Beträge je Einheit, je Personenmonat, je Personentag, die den Nachweis der tatsächlichen Ausgaben ersetzen. | |
| Pauschalbetragsfinanzierung | Eine Zuwendung, die für abgeschlossene Arbeitspakete zu einem fest vereinbarten Preis gezahlt wird, ohne Nachweis der tatsächlichen Kosten. | |
| Förderfähige Kosten | Kosten, die dem Projekt angelastet werden dürfen: tatsächlich entstanden, während der Projektlaufzeit, notwendig, identifizierbar und in Ihrer Buchhaltung erfasst. | |
| Personalkosten | Die Kosten der Arbeitszeit Ihres eigenen Personals im Projekt, meist der größte Posten im Budget. |
Außerdem erwähnt unter Indirekte Kosten (Gemeinkosten), Bescheinigung über die Finanzaufstellungen (CFS).
Acht Fragen, kein Konto, nichts wird irgendwohin gesendet. Sie wissen, welche der 1526 offenen Förderaufrufe Sie tatsächlich angehen können, bevor Ihr Kaffee ausgetrunken ist.
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