Faktiske kostnader

Faktiske kostnader er standarden: du belaster det du faktisk brukte, og du dokumenterer det. Lønn fra lønnssystemet, utstyr fra fakturaer og avskrivningsplaner, reiser fra billetter, forbruksmateriell fra innkjøpsbilag. Det du krever, må kunne spores gjennom dine egne bøker tilbake til et dokument en utenforstående kan kontrollere.

For personale betyr det å registrere tid. Horizon Europe regner i dager: dagsatsen er de årlige personalkostnadene delt på 215 dager, og ingen kan føre mer enn 215 dager i året på tvers av alle EU-tilskudd til sammen. Den som jobber på to EU-prosjekter, må kunne vise at dagene ikke overlapper.

Det som prøves, er hvor pålitelig registreringen er, ikke hvor forseggjort den er. Månedlige erklæringer signert av personen og lederen, i samsvar med fraværsregistreringen og med det personen ellers er lønnet for, tåler en revisjon. Timelister rekonstruert etter hukommelsen ved slutten av rapporteringsperioden gjør det ikke, og slik rekonstruksjon er det aller vanligste revisjonsfunnet mot tilskuddsmottakere.

Byrden er reell, og derfor finnes alternativene. Enhetskostnader erstatter dokumentasjon av forbruk med en fast pris per enhet; lump sum erstatter den med dokumentasjon av utført arbeid. Har ikke virksomheten din en kultur for timeføring, er et tilskudd basert på faktiske kostnader dyrere å administrere enn det først ser ut.

Valuta legger til et steg for tilskuddsmottakere utenfor euroområdet: kostnader omregnes etter fastsatte regler og ikke til den kursen som passer best, og valutatap er ikke støtteberettiget. Bestem omregningsmetoden ved prosjektstart, og bruk den likt i hver periode.