Skutočné náklady

Skutočné náklady sú predvolený režim: účtujete to, čo ste naozaj minuli, a preukážete to. Mzdy z mzdovej evidencie, vybavenie z faktúr a odpisových plánov, cestovné z lístkov, spotrebný materiál z nákupných dokladov. Čo si nárokujete, musí byť dohľadateľné cez vaše vlastné účtovníctvo až k dokladu, ktorý si vie overiť cudzí človek.

Pri personáli to znamená evidovať čas. Horizon Europe pracuje s dňami: denná sadzba sú ročné osobné náklady vydelené 215 dňami a nikto nesmie za rok vykázať viac než 215 dní naprieč všetkými grantmi EÚ dokopy. Kto pracuje na dvoch projektoch EÚ, musí vedieť ukázať, že sa dni neprekrývajú.

Testuje sa spoľahlivosť záznamu, nie jeho prepracovanosť. Mesačné vyhlásenia podpísané pracovníkom a jeho nadriadeným, v súlade s evidenciou dovoleniek a s tým, za čo je pracovník platený inde, audit prežijú. Výkazy práce zrekonštruované z pamäti na konci vykazovacieho obdobia nie, a práve ich rekonštrukcia je najčastejším zistením voči prijímateľom.

Záťaž je skutočná, a preto existujú alternatívy. Jednotkové náklady nahrádzajú preukazovanie výdavkov pevnou cenou za jednotku; jednorazové sumy ho nahrádzajú preukázaním dokončenej práce. Ak vaša organizácia nemá kultúru výkazov práce, grant na skutočné náklady je administratívne drahší, než sa na prvý pohľad zdá.

Mena pridáva prijímateľom mimo eurozóny jeden krok navyše: náklady sa prepočítavajú podľa určených pravidiel, nie kurzom, ktorý sa práve hodí, a kurzové straty nie sú oprávnené. Rozhodnite o spôsobe prepočtu na začiatku projektu a uplatňujte ho rovnako v každom období.