Personalo išlaidos

Personalo išlaidos paprastai yra didžiausia biudžeto eilutė ir beveik visada didžiausias audito radinių šaltinis. Jos apima jūsų darbuotojų bendrą darbo užmokestį už laiką, dirbtą projektui, atlyginimą, darbdavio socialines įmokas ir kitas į atlygį įeinančias privalomas išlaidas.

Horizon Europe skaičiuoja dienomis. Dienos įkainis yra metinės personalo išlaidos, padalytos iš 215 dienų, ir tos pačios 215 yra riba: nė vienas asmuo per konkrečius metus visose ES dotacijose kartu negali deklaruoti daugiau nei 215 dienų. Žmogus trijuose ES projektuose turi baigtinį dienų skaičių, kurį reikia pasiskirstyti, ir ta aritmetika tikrinama.

Deklaruojamos dienos turi būti patikimai užfiksuotos. Standartas yra mėnesinės deklaracijos, pasirašytos paties žmogaus ir jo vadovo, ir jos turi derėti su viskuo, ką organizacija žino, atostogų apskaita, kitiems finansuotojams teikiamomis ataskaitomis, paskaitų tvarkaraščiais. Prieštaravimai tarp dviejų to paties žmogaus tos pačios dienos deklaracijų yra būtent tai, ko ieško auditorius.

Premijos ir priedai tinkami finansuoti tik neperžengiant ribų ir tik tada, kai atitinka įprastą paramos gavėjo praktiką ir nėra susieti su dotacijos laimėjimu. ES darbams sugalvota projekto premija netinkama; ilgametė veiklos vertinimo schema, nuosekliai taikoma visoje organizacijoje, paprastai tinka.

Brangiausia klaida yra ne sukčiavimas, o neformalumas: mokslininko laiko priskyrimas įkainiu, išvestu iš biudžeto, o ne iš darbo užmokesčio apskaitos, arba viso etato deklaravimas žmogui, kuris dar ir dėstė. Abu išieškomi su palūkanomis, ir abiejų išvengiama priskiriant išlaidas projektui taip, kaip jau apskaitote visus kitus.