Действителни разходи

Действителните разходи са стандартният подход: заявявате действително направените разходи и ги доказвате. Заплати (с ведомости за заплати, оборудване) с фактури и амортизационни планове, пътувания, с билети, консумативи, с документи за покупка. Всяка заявена сума трябва да може да се проследи през собственото ви счетоводство до документ, който външен човек може да провери.

За персонала това означава отчитане на време. В Horizon Europe отчитането е в дни: дневната ставка се получава, като годишните разходи за персонал се разделят на 215 дни, и никое лице не може да декларира повече от 215 дни годишно общо по всички безвъзмездни финансови помощи от ЕС. Лице, което работи по два проекта на ЕС, трябва да може да покаже, че дните не се припокриват.

Проверява се надеждността на отчета, не колко е подробен. Месечни декларации, подписани от лицето и ръководителя му, съгласувани с данните за отпуски и с това за какво лицето получава възнаграждение другаде, издържат при одит. Отчети за време, възстановени по памет в края на отчетния период, не издържат при одит, а възстановяването им е най-честата констатация срещу бенефициенти.

Тежестта е реална, затова съществуват алтернативи. Единичните разходи заменят доказването на похарченото с фиксирана цена за единица; при еднократните суми вместо това се доказва завършената работа. Ако във вашата организация няма практика за редовни отчети за време, безвъзмездна финансова помощ с отчитане на действителни разходи е по-скъпа за администриране, отколкото изглежда в началото.

Валутата добавя стъпка за бенефициенти извън еврозоната: разходите се преизчисляват по определени правила, а не по удобен курс, и курсовите загуби не са допустими. Изберете метода за преизчисляване в началото на проекта и го прилагайте еднакво във всеки период.