Faktiskās izmaksas

Faktiskās izmaksas ir standarta metode: jūs deklarējat faktiski iztērēto un to pierādāt. Algas (no algu uzskaites, aprīkojums) no rēķiniem un nolietojuma grafikiem, komandējumi, no biļetēm, patēriņa materiāli, no iepirkumu ierakstiem. Visam, ko pieprasāt, jūsu grāmatvedībā jābūt izsekojamam līdz dokumentam, ko var pārbaudīt persona no malas.

Personālam tas nozīmē darba laika uzskaiti. Horizon Europe izmanto dienas: dienas likme ir gada personāla izmaksas, dalītas ar 215 dienām, un neviena persona nedrīkst deklarēt vairāk par 215 dienām gadā visos ES grantos kopā. Ja cilvēks strādā divos ES projektos, jāspēj parādīt, ka dienas nepārklājas.

Pārbaudē vērtē uzskaites uzticamību, nevis to, cik tā ir izvērsta. Ikmēneša apliecinājumi, ko paraksta pati persona un tās vadītājs, un kas sakrīt ar atvaļinājumu uzskaiti un atlīdzību par darbu citur, auditu iztur. Darba laika uzskaites tabulas, kas pārskata perioda beigās atjaunotas pēc atmiņas, auditu neiztur, un šāda atjaunošana ir visbiežākais negatīvais konstatējums par finansējuma saņēmējiem.

Administratīvais slogs ir reāls, tāpēc pastāv alternatīvas. Vienības izmaksas izdevumu pierādīšanu aizstāj ar fiksētu cenu par vienību; fiksētas summas maksājums, ar pierādījumu par paveiktu darbu. Ja jūsu organizācijā nav darba laika uzskaites prakses, faktiskajās izmaksās balstītu grantu administrēt ir dārgāk, nekā sākumā šķiet.

Valūta pievieno vēl vienu soli finansējuma saņēmējiem ārpus eirozonas: izmaksas pārrēķina saskaņā ar noteiktiem noteikumiem, nevis pēc kursa, kas šķiet izdevīgs, un valūtas kursa zaudējumi nav attiecināmās izmaksas. Izvēlieties pārrēķina pieeju projekta sākumā un piemērojiet to vienādi katrā periodā.