Koszty rzeczywiste

Koszty rzeczywiste to ustawienie domyślne: rozliczasz to, co faktycznie wydano, i to udowadniasz. Wynagrodzenia z listy płac, sprzęt z faktur i tabel amortyzacji, podróże z biletów, materiały z dokumentów zakupu. To, co wykazujesz, musi dać się prześledzić przez Twoje własne księgi aż do dokumentu, który sprawdzi obca osoba.

W przypadku personelu oznacza to ewidencję czasu. Horizon Europe liczy w dniach: stawka dzienna to roczne koszty personelu podzielone przez 215 dni, a nikt nie może zadeklarować więcej niż 215 dni w roku łącznie we wszystkich grantach UE. Osoba pracująca w dwóch projektach UE musi umieć pokazać, że dni się nie nakładają.

Testowana jest wiarygodność ewidencji, a nie jej wyszukanie. Miesięczne oświadczenia podpisane przez pracownika i przełożonego, zgodne z ewidencją urlopów i z tym, za co ta osoba dostaje pieniądze gdzie indziej, przechodzą audyt. Karty czasu pracy odtworzone z pamięci na koniec okresu sprawozdawczego, nie, a ich odtwarzanie to najczęstsze pojedyncze ustalenie kontroli wobec beneficjentów.

Obciążenie jest realne i dlatego istnieją alternatywy. Koszty jednostkowe zastępują dowód wydatku stałą ceną za jednostkę; kwoty ryczałtowe zastępują go dowodem ukończenia pracy. Jeśli Twoja organizacja nie ma kultury kart czasu pracy, grant rozliczany kosztami rzeczywistymi jest w obsłudze droższy, niż wygląda na pierwszy rzut oka.

Waluta dokłada jeden krok beneficjentom spoza strefy euro: koszty przelicza się według określonych zasad, a nie po kursie, który akurat pasuje, a różnice kursowe nie są kwalifikowalne. Sposób przeliczania ustal na początku projektu i stosuj identycznie w każdym okresie.