Stvarni troškovi

Stvarni troškovi su zadani način: prijavljujete ono što ste stvarno potrošili i to dokazujete. Plaće iz obračuna plaća, oprema iz računa i planova amortizacije, putovanja iz karata, potrošni materijal iz evidencija nabave. Ono što potražujete mora biti sljedivo kroz vaše poslovne knjige do dokumenta koji treća osoba može provjeriti.

Za osoblje to znači evidentiranje vremena. Horizon Europe računa u danima: dnevna stopa je godišnji trošak osoblja podijeljen s 215 dana, a nitko ne smije prijaviti više od 215 dana u godini u okviru svih bespovratnih sredstava EU-a zajedno. Osoba koja radi na dva projekta EU-a mora moći pokazati da se dani ne preklapaju.

Provjerava se pouzdanost evidencije, a ne njezina razrađenost. Mjesečne izjave koje potpisuju osoba i njezin nadređeni, usklađene s evidencijama dopusta i s onim za što je osoba plaćena drugdje, prolaze reviziju. Evidencije radnog vremena rekonstruirane po sjećanju na kraju izvještajnog razdoblja ne prolaze, a njihova rekonstrukcija najčešći je pojedinačni nalaz na teret korisnika.

Teret je stvaran, zato postoje alternative. Jedinični troškovi zamjenjuju dokaz o potrošnji fiksnom cijenom po jedinici; paušalni iznosi zamjenjuju ga dokazom o obavljenom poslu. Ako vaša organizacija nema kulturu evidencije radnog vremena, bespovratna sredstva prema stvarnim troškovima skuplja su za administriranje nego što se na početku čini.

Valuta dodaje korak za korisnike izvan europodručja: troškovi se preračunavaju prema utvrđenim pravilima, a ne po tečaju koji vam odgovara, i tečajni gubici nisu prihvatljivi. Odlučite o pristupu preračunu na početku projekta i primjenjujte ga jednako u svakom razdoblju.