Cut-offdatum

Bij de cut-offdatum telt de klok, geen persoon. De indiening sluit op de genoemde dag om 17:00:00 Brusselse tijd (niet om middernacht, niet in de middag in uw eigen tijdzone) en vanaf die seconde accepteert het systeem geen uploads meer. Er is geen respijtperiode en niemand heeft de bevoegdheid die toe te staan.

Sommige oproepen hebben één deadline; andere hebben MEERDERE CUT-OFFDATUMS binnen één budget. Per cut-offdatum volgt een afzonderlijke beoordeling, dus een vroege cut-offdatum is geen makkelijke route: uw voorstel concurreert dan met alle andere voorstellen die toen zijn ingediend, en bij een latere cut-offdatum gaat de concurrentie mogelijk om wat er na de eerdere rondes nog over is.

Dien vroeg in en vervang later. Het systeem accepteert tot aan de cut-offdatum een nieuwe versie; de laatste geaccepteerde versie telt. Een compleet maar niet perfect voorstel dat de dag ervoor is geüpload, voorkomt daarmee een hele categorie rampen met een browser, een netwerk of een collega om 16:50.

Er bestaat een procedure voor echte storingen in de eigen systemen van de Commissie, maar die vereist bewijs en moet vrijwel direct worden ingeroepen, binnen een zeer korte termijn na de deadline. De procedure is geen oplossing voor een trage kantoorverbinding of een groot bestand, en een beroep daarop wordt zelden gehonoreerd.

In de laatste uren wordt ook het bestand zelf een risico. Lettertypen, ingesloten afbeeldingen en PDF's die niet zijn afgevlakt brengen documenten boven de maximale bestandsgrootte en laten de validatiestap mislukken. Daar komt u liever op dinsdag achter dan op donderdag om tien voor vijf.