Intentieverklaring en conceptnota

Een intentieverklaring, blijk van belangstelling of conceptnota is een korte eerste indiening die bepaalt of u wordt uitgenodigd om het volledige voorstel te schrijven. De lengte loopt van één tot tien pagina's, en beoordeeld worden meestal de aansluiting en de kwaliteit van de opzet, niet de volledige inhoudelijke kwaliteit.

De cruciale vraag is of dit VERPLICHT of adviserend is, en oproepen zijn daar niet altijd duidelijk over. Waar het verplicht is, komt u zonder die stap niet in aanmerking voor de volledige oproep, hoe goed het uiteindelijke voorstel ook is, een toegangseis, geen beleefdheid. Waar het adviserend is, dient het om de financier de beoordelingscapaciteit te laten plannen, en overslaan kost u niets behalve goodwill.

Waar het bindend is, wordt verwacht dat het volledige voorstel hetzelfde project is. Titel, hoofdonderzoeker en reikwijdte horen door te lopen; een wezenlijk verschil tussen de opzet en de volledige indiening nodigt de beoordelaars uit om te vragen wat er eigenlijk is beoordeeld.

Schrijf het als een verdichte versie van het echte voorstel, niet als een teaser. De lezer beslist of hij u uitnodigt voor een volledige aanvraag, en vaagheid leest als een idee dat niet is uitgewerkt, niet als een idee dat u nog achterhoudt.

In het gat tussen de fasen verliezen consortia hun vaart. Er gaan maanden overheen, prioriteiten van partners verschuiven, en het team dat de opzet schreef is niet het team dat beschikbaar is voor het volledige voorstel. Leg toezeggingen schriftelijk vast in de opzetfase, niet pas nadat de uitnodiging binnen is.