Begunstigde

Een begunstigde ondertekent de subsidieovereenkomst en is daarbij partij. Daarmee heeft de begunstigde twee dingen die niemand anders in het project heeft: het recht om eigen kosten ten laste van het budget te brengen en daarvoor EU-middelen te ontvangen, en de verplichting om het werk uit te voeren, erover te rapporteren en bewijsstukken te bewaren. Iedereen anders die met het project te maken heeft (onderaannemers, geassocieerde partners, derden die steun ontvangen) is iets anders, met zwakkere rechten en andere regels.

Het woord doet er meer toe dan het lijkt, want subsidiabiliteitsvoorwaarden worden ermee geformuleerd. Als een oproep drie onafhankelijke juridische entiteiten uit drie verschillende lidstaten of geassocieerde landen vereist, gaat het om drie BEGUNSTIGDEN. Een consortium met twee begunstigden en vier enthousiaste geassocieerde partners haalt de ontvankelijkheid niet en wordt nooit inhoudelijk gelezen; daartegen staat geen beroep open, het is rekenwerk, geen oordeel.

Elke begunstigde is verantwoordelijk voor de eigen kosten en het eigen deel van het werk. In Horizon Europe is er geen hoofdelijke aansprakelijkheid voor schulden van het consortium: als een partner te veel uitgeeft of bij een audit niet subsidiabel blijkt, wordt het bedrag bij die partner teruggevorderd. De coördinator beheert wel de geldstroom, het geld komt centraal binnen en wordt daarna doorbetaald; daarom is de financiële gezondheid van de coördinator zelf een reëel risico voor alle anderen in het consortium.

Twee varianten zorgen voor verwarring. Een GELIEERDE ENTITEIT heeft een juridische band met een begunstigde, een moedermaatschappij, een dochtermaatschappij of een permanente structurele band, en mag kosten opvoeren zonder de overeenkomst zelf te ondertekenen; zij moet in het voorstel worden opgegeven, niet achteraf worden toegevoegd. Een begunstigde ZONDER EU-FINANCIERING ondertekent de overeenkomst, neemt de verplichtingen op zich en rapporteert de eigen kosten, maar wordt door een andere partij betaald, meestal de eigen overheid. Zo nemen partners uit landen die niet onder de associatieovereenkomsten vallen deel.

De verplichtingen lopen door na het project. Bewijsstukken voor de gedeclareerde kosten moeten vijf jaar na de betaling van het saldo worden bewaard (drie jaar wanneer de subsidie niet hoger is dan €60,000) en een audit in jaar vier is volstrekt normaal. Begunstigde zijn betekent vijf jaar boekhouding, niet drie jaar onderzoek.