Osobné náklady

Osobné náklady sú zvyčajne najväčšou položkou rozpočtu a takmer vždy najväčším zdrojom zistení z auditu. Pokrývajú hrubú odmenu vašich vlastných zamestnancov za čas, ktorý odpracovali na projekte, mzdu, odvody zamestnávateľa a ďalšie zákonné náklady zahrnuté v odmene.

Horizon Europe počíta v dňoch. Denná sadzba sú ročné osobné náklady vydelené 215 dňami a tých istých 215 je zároveň strop: nikto nesmie v danom roku vykázať viac než 215 dní naprieč všetkými grantmi EÚ dokopy. Človek na troch projektoch EÚ má konečný počet dní na rozdelenie a tá aritmetika sa kontroluje.

Čas za vykázané dni musí byť spoľahlivo zaznamenaný. Štandardom sú mesačné vyhlásenia podpísané pracovníkom a jeho nadriadeným a musia byť v súlade so všetkým ostatným, čo organizácia vie, s evidenciou dovoleniek, s nárokmi voči iným poskytovateľom, s rozvrhmi výučby. Rozpory medzi dvoma nárokmi za tú istú osobu v ten istý deň sú presne to, čo audítor hľadá.

Prémie a príplatky sú oprávnené len v medziach a len tam, kde zodpovedajú obvyklej praxi prijímateľa a nie sú viazané na získanie grantu. Projektová prémia vymyslená pre prácu na projekte EÚ je neoprávnená; dlhodobá výkonnostná schéma uplatňovaná v celej organizácii je spravidla v poriadku.

Najdrahšou chybou nie je podvod, ale neformálnosť: účtovať čas výskumníka sadzbou odvodenou z rozpočtu namiesto z mzdovej evidencie, alebo nárokovať plný úväzok za niekoho, kto zároveň učil. Oboje sa vymáha aj s úrokom a oboje sa dá obísť tým, že projektu účtujete tak, ako už účtujete každého.