Costes de personal

Los costes de personal suelen ser la mayor partida del presupuesto y casi siempre la principal fuente de observaciones de auditoría. Cubren la remuneración bruta de su propio personal por el tiempo trabajado en el proyecto: salario, cotizaciones sociales a cargo del empleador y otros costes obligatorios incluidos en la remuneración.

Horizon Europe calcula por días. La tarifa diaria son los costes anuales de personal divididos entre 215 días, y ese mismo 215 es un límite máximo: ninguna persona puede declarar más de 215 días en un año determinado sumando todas las subvenciones de la UE. Una persona que trabaja en tres proyectos de la UE tiene un número finito de días que repartir, y la cuenta se comprueba.

El tiempo debe registrarse de forma fiable para los días declarados. Las declaraciones mensuales firmadas por la persona y su supervisor son la norma, y deben ser coherentes con el resto de la información de la organización: registros de ausencias, declaraciones presentadas a otras entidades financiadoras, horarios docentes. Las contradicciones entre dos declaraciones de la misma persona en el mismo día son exactamente lo que busca un auditor.

Las primas y complementos son subvencionables solo dentro de ciertos límites y solo cuando responden a la práctica habitual del beneficiario y no están vinculados a la obtención de la subvención. Una prima de proyecto creada para el trabajo de la UE no es subvencionable; un sistema de incentivos por rendimiento implantado desde hace tiempo y aplicado de forma coherente en toda la organización suele ser aceptable.

El error más caro no es el fraude, sino la informalidad: imputar el tiempo de un investigador con una tarifa calculada a partir de un presupuesto, y no de la nómina, o declarar un equivalente a tiempo completo para una persona que también impartía docencia. Ambos importes se recuperan con intereses, y ambos se evitan imputando al proyecto a cada persona como su organización ya la contabiliza.