Koszty personelu

Koszty personelu są zwykle największą pozycją budżetu i niemal zawsze największym źródłem ustaleń kontroli. Obejmują wynagrodzenie brutto własnych pracowników za czas przepracowany w projekcie, pensję, składki pracodawcy i inne obowiązkowe koszty wchodzące w wynagrodzenie.

Horizon Europe liczy w dniach. Stawka dzienna to roczne koszty personelu podzielone przez 215 dni, a te same 215 są pułapem: nikt nie może zadeklarować więcej niż 215 dni w danym roku łącznie we wszystkich grantach UE. Osoba w trzech projektach UE ma skończoną liczbę dni do rozdzielenia, a ta arytmetyka jest sprawdzana.

Czas trzeba wiarygodnie ewidencjonować dla wykazywanych dni. Standardem są miesięczne oświadczenia podpisane przez pracownika i przełożonego i muszą zgadzać się ze wszystkim innym, co organizacja wie, z ewidencją urlopów, rozliczeniami wobec innych instytucji, planami zajęć. Sprzeczności między dwoma rozliczeniami tej samej osoby w tym samym dniu to dokładnie to, czego szuka audytor.

Premie i dodatki są kwalifikowalne tylko w granicach limitów i tylko wtedy, gdy wynikają ze zwykłej praktyki beneficjenta i nie są powiązane z wygraniem grantu. Premia projektowa wymyślona na potrzeby prac UE jest niekwalifikowalna; wieloletni system premiowy stosowany spójnie w całej organizacji jest zwykle w porządku.

Najdroższym błędem nie jest oszustwo, tylko nieformalność: rozliczanie czasu badacza po stawce wyprowadzonej z budżetu, a nie z listy płac, albo wykazywanie pełnego etatu dla kogoś, kto również uczył. Jedno i drugie odzyskuje się z odsetkami i jednego i drugiego da się uniknąć, obciążając projekt tak, jak już rozliczasz wszystkich.