Custos com pessoal

Os custos com pessoal são normalmente a maior rubrica do orçamento e quase sempre a maior fonte de constatações de auditoria. Cobrem a remuneração ilíquida do seu próprio pessoal pelo tempo que trabalhou no projeto, vencimento, contribuições da entidade patronal e outros encargos legais incluídos na remuneração.

O Horizon Europe calcula em dias. A taxa diária é o custo anual com pessoal dividido por 215 dias, e esses mesmos 215 são um teto: nenhuma pessoa pode declarar mais de 215 dias num dado ano no conjunto de todas as subvenções da UE. Uma pessoa em três projetos europeus tem um número finito de dias para distribuir, e a aritmética é verificada.

O tempo tem de ser registado de forma fiável para os dias declarados. Declarações mensais assinadas pela pessoa e pela sua chefia são a norma, e têm de ser coerentes com tudo o resto que a organização sabe, registos de férias, declarações a outros financiadores, horários letivos. Contradições entre duas declarações para a mesma pessoa no mesmo dia são exatamente o que um auditor procura.

Prémios e suplementos só são elegíveis dentro de limites e apenas quando seguem a prática habitual do beneficiário e não estão ligados a ganhar a subvenção. Um prémio de projeto inventado para o trabalho europeu é inelegível; um esquema de desempenho antigo, aplicado com coerência em toda a organização, é em geral aceitável.

O erro mais caro não é a fraude, é a informalidade: imputar o tempo de um investigador a uma taxa derivada de um orçamento em vez do processamento salarial, ou declarar um equivalente a tempo inteiro para alguém que também deu aulas. Ambos são recuperados com juros, e ambos se evitam imputando ao projeto da mesma forma que já contabiliza toda a gente.