Osobní náklady

Osobní náklady bývají největší položkou rozpočtu a téměř vždy největším zdrojem auditních zjištění. Pokrývají hrubou odměnu vlastních zaměstnanců za čas odpracovaný na projektu, mzdu, zákonné odvody zaměstnavatele a další povinné náklady zahrnuté v odměně.

Horizon Europe počítá ve dnech. Denní sazba je roční osobní náklad dělený 215 dny a totéž číslo 215 je stropem: nikdo nesmí za daný rok vykázat víc než 215 dní napříč všemi granty EU dohromady. Člověk na třech projektech EU má konečný počet dní k rozdělení a ta aritmetika se kontroluje.

Za vykázané dny musí být čas spolehlivě evidován. Standardem jsou měsíční prohlášení podepsaná pracovníkem a jeho nadřízeným a musí být v souladu se vším ostatním, co organizace ví, s evidencí dovolených, s výkazy pro jiné poskytovatele, s rozvrhy výuky. Rozpory mezi dvěma výkazy za tutéž osobu a týž den jsou přesně to, co auditor hledá.

Odměny a příplatky jsou způsobilé jen v mezích a jen tehdy, odpovídají-li obvyklé praxi příjemce a nejsou-li vázány na získání grantu. Projektová odměna vymyšlená pro práci na projektu EU způsobilá není; dlouhodobý výkonnostní systém uplatňovaný v celé organizaci důsledně obvykle problém není.

Nejdražší chybou není podvod, ale ledabylost: účtovat čas výzkumníka sazbou odvozenou z rozpočtu místo ze mzdové evidence, nebo vykázat plný úvazek u někoho, kdo zároveň učil. Obojí se vymáhá i s úroky a obojí se dá odvrátit tím, že projektu účtujete tak, jak už každého v účetnictví vedete.