Personalkosten

Personalkosten sind meist der größte Posten im Budget und fast immer die größte Quelle von Prüfbeanstandungen. Sie umfassen die Bruttovergütung Ihres eigenen Personals für die im Projekt geleistete Zeit, Gehalt, Arbeitgeberbeiträge zur Sozialversicherung und weitere gesetzliche Bestandteile der Vergütung.

Horizon Europe rechnet in Tagen. Der Tagessatz ist der jährliche Personalaufwand geteilt durch 215 Tage, und dieselben 215 sind eine Obergrenze: Niemand darf in einem Jahr über alle EU-Zuwendungen zusammen mehr als 215 Tage erklären. Wer an drei EU-Projekten arbeitet, hat eine endliche Zahl von Tagen zu verteilen, und die Rechnung wird geprüft.

Die Zeit muss für die geltend gemachten Tage verlässlich erfasst sein. Monatliche Erklärungen, von der Person und ihrer Führungskraft unterschrieben, sind der Standard, und sie müssen mit allem stimmig sein, was die Organisation sonst weiß, Urlaubsnachweisen, Abrechnungen anderer Fördermittelgeber, Lehrplänen. Widersprüche zwischen zwei Abrechnungen für dieselbe Person am selben Tag sind genau das, wonach ein Prüfer sucht.

Boni und Zulagen sind nur in Grenzen förderfähig und nur, wenn sie der üblichen Praxis des Zuwendungsempfängers folgen und nicht an den Gewinn der Zuwendung geknüpft sind. Eine für die EU-Arbeit erfundene Projektprämie ist nicht förderfähig; ein langjähriges, in der ganzen Organisation einheitlich angewandtes Leistungssystem ist in der Regel unproblematisch.

Der teuerste Fehler ist kein Betrug, sondern Formlosigkeit: die Zeit einer forschenden Person zu einem aus dem Budget abgeleiteten Satz abzurechnen statt aus der Lohnbuchhaltung, oder eine Vollzeitstelle für jemanden geltend zu machen, der auch gelehrt hat. Beides wird mit Zinsen zurückgefordert, und beides vermeidet man, indem man das Projekt so belastet, wie man ohnehin für alle abrechnet.