Personeelskosten

Personeelskosten zijn meestal de grootste post in de begroting en bijna altijd de grootste bron van auditbevindingen. Zij omvatten de brutobeloning van uw eigen personeel voor de tijd die aan het project is gewerkt, salaris, werkgeverslasten en andere wettelijke kosten die in de beloning zijn begrepen.

Horizon Europe rekent in dagen. Het dagtarief is de jaarlijkse personeelskosten gedeeld door 215 dagen, en diezelfde 215 is een plafond: niemand mag in een gegeven jaar meer dan 215 dagen declareren over alle EU-subsidies samen. Wie op drie EU-projecten zit, heeft een eindig aantal dagen te verdelen, en die rekensom wordt gecontroleerd.

De tijd moet betrouwbaar worden geregistreerd voor de gedeclareerde dagen. Maandelijkse verklaringen, ondertekend door de persoon en de leidinggevende, zijn de standaard, en zij moeten stroken met al het andere dat de organisatie weet, verlofregistraties, declaraties bij andere financiers, onderwijsroosters. Tegenstrijdigheden tussen twee declaraties voor dezelfde persoon op dezelfde dag zijn precies waar een auditor naar zoekt.

Bonussen en toeslagen zijn alleen binnen grenzen subsidiabel en alleen als zij de gebruikelijke praktijk van de begunstigde volgen en niet aan het winnen van de subsidie zijn gekoppeld. Een projectbonus die voor EU-werk is bedacht, is niet subsidiabel; een langlopende prestatieregeling die consistent in de hele organisatie wordt toegepast, is doorgaans in orde.

De duurste fout is geen fraude maar slordigheid: de tijd van een onderzoeker opvoeren tegen een tarief dat uit een begroting is afgeleid in plaats van uit de salarisadministratie, of een volledige fte declareren voor iemand die ook lesgaf. Beide worden met rente teruggevorderd, en beide zijn te voorkomen door het project te belasten zoals u iedereen toch al administreert.