Henkilöstökustannukset

Henkilöstökustannukset ovat yleensä budjetin suurin rivi ja lähes aina suurin tarkastushavaintojen lähde. Ne kattavat oman henkilöstösi bruttopalkkiot siltä ajalta jonka he työskentelivät hankkeessa, palkan, työnantajan sosiaalimaksut ja muut lakisääteiset palkkaan sisältyvät kustannukset.

Horizon Europe laskee päivissä. Päiväkorvaus on vuotuiset henkilöstökustannukset jaettuna 215 päivällä, ja sama 215 on katto: kukaan ei saa ilmoittaa yli 215 päivää vuodessa kaikista EU-avustuksista yhteensä. Kolmessa EU-hankkeessa olevalla henkilöllä on rajallinen määrä päiviä jaettavaksi, ja laskutoimitus tarkistetaan.

Aika on kirjattava luotettavasti ilmoitettujen päivien osalta. Kuukausittaiset ilmoitukset, jotka henkilö ja hänen esihenkilönsä allekirjoittavat, ovat vakiokäytäntö, ja niiden on oltava yhtäpitäviä kaiken muun kanssa mitä organisaatio tietää, lomakirjaukset, muiden rahoittajien ilmoitukset, opetusaikataulut. Ristiriidat kahden saman henkilön samaa päivää koskevan ilmoituksen välillä ovat juuri sitä, mitä tilintarkastaja etsii.

Bonukset ja lisät ovat hyväksyttäviä vain rajoissa ja vain jos ne noudattavat tuensaajan tavanomaista käytäntöä eivätkä ole sidottuja avustuksen voittamiseen. EU-työtä varten keksitty hankebonus on tukikelvoton; pitkään voimassa ollut suoritusjärjestely, jota sovelletaan johdonmukaisesti koko organisaatiossa, on yleensä kunnossa.

Kallein virhe ei ole petos vaan epämuodollisuus: tutkijan ajan laskuttaminen budjetista johdetulla hinnalla palkkakirjanpidon sijaan, tai täyden työajan ilmoittaminen henkilöstä joka myös opetti. Molemmat peritään takaisin korkoineen, ja molemmat vältetään laskuttamalla hankkeelta samalla tavalla kuin kirjaat kaikki muutkin.