Personalkostnader

Personalkostnader er som regel den største posten i budsjettet og nesten alltid den største kilden til revisjonsfunn. De dekker brutto godtgjørelse til egne ansatte for tiden de arbeidet på prosjektet, lønn, arbeidsgiveravgift og andre lovpålagte kostnader som inngår i godtgjørelsen.

Horizon Europe regner i dager. Dagsatsen er de årlige personalkostnadene delt på 215 dager, og de samme 215 er et tak: ingen kan føre mer enn 215 dager i et gitt år på tvers av alle EU-tilskudd til sammen. Den som er på tre EU-prosjekter, har et endelig antall dager å fordele, og regnestykket kontrolleres.

Tiden må registreres pålitelig for dagene som kreves. Månedlige erklæringer signert av personen og lederen er standarden, og de må stemme med alt annet organisasjonen vet, fraværsregistrering, krav til andre finansiører, undervisningsplaner. Motstrid mellom to krav for samme person på samme dag er nøyaktig det en revisor ser etter.

Bonuser og tillegg er bare støtteberettigede innenfor grenser og bare der de følger tilskuddsmottakerens vanlige praksis og ikke er knyttet til å ha vunnet tilskuddet. En prosjektbonus oppfunnet for EU-arbeid er ikke støtteberettiget; en langvarig resultatordning som praktiseres likt i hele organisasjonen, er som regel i orden.

Den dyreste feilen er ikke svindel, men uformell praksis: å belaste en forskers tid til en sats hentet fra et budsjett i stedet for fra lønnssystemet, eller å kreve et helt årsverk for noen som også underviste. Begge kreves tilbake med renter, og begge unngås ved å belaste prosjektet slik du allerede regnskapsfører alle andre.