Δαπάνες προσωπικού

Οι δαπάνες προσωπικού είναι συνήθως η μεγαλύτερη γραμμή του προϋπολογισμού και σχεδόν πάντα η μεγαλύτερη πηγή ελεγκτικών ευρημάτων. Καλύπτουν τις μεικτές αποδοχές του δικού σας προσωπικού για τον χρόνο που δούλεψε στο έργο, μισθό, εργοδοτικές εισφορές, και άλλες θεσμοθετημένες επιβαρύνσεις που περιλαμβάνονται στις αποδοχές.

Το Horizon Europe υπολογίζει σε ημέρες. Το ημερήσιο κόστος είναι οι ετήσιες δαπάνες προσωπικού διά 215 ημέρες, και οι ίδιες 215 λειτουργούν ως ανώτατο όριο: κανείς δεν μπορεί να δηλώσει πάνω από 215 ημέρες σε ένα έτος σε όλες τις ευρωπαϊκές επιχορηγήσεις μαζί. Όποιος δουλεύει σε τρία ευρωπαϊκά έργα έχει πεπερασμένο αριθμό ημερών να μοιράσει, και η αριθμητική ελέγχεται.

Ο χρόνος πρέπει να καταγράφεται αξιόπιστα για τις ημέρες που δηλώνονται. Οι μηνιαίες δηλώσεις υπογεγραμμένες από τον εργαζόμενο και τον προϊστάμενό του είναι το πρότυπο, και πρέπει να είναι συνεπείς με ό,τι άλλο γνωρίζει ο οργανισμός, στοιχεία αδειών, δηλώσεις προς άλλους φορείς, ωρολόγια προγράμματα διδασκαλίας. Οι αντιφάσεις ανάμεσα σε δύο δηλώσεις για το ίδιο πρόσωπο την ίδια μέρα είναι ακριβώς αυτό που ψάχνει ένας ελεγκτής.

Τα μπόνους και τα επιδόματα είναι επιλέξιμα μόνο εντός ορίων και μόνο εφόσον ακολουθούν τη συνήθη πρακτική του δικαιούχου και δεν συνδέονται με το κέρδισμα της επιχορήγησης. Ένα μπόνους έργου που επινοήθηκε για την ευρωπαϊκή δουλειά είναι μη επιλέξιμο· ένα πάγιο σύστημα επίδοσης που εφαρμόζεται με συνέπεια σε όλο τον οργανισμό είναι γενικά εντάξει.

Το ακριβότερο λάθος δεν είναι η απάτη, είναι η προχειρότητα: το να χρεώσετε τον χρόνο ενός ερευνητή με τιμή βγαλμένη από τον προϋπολογισμό αντί από τη μισθοδοσία, ή να δηλώσετε πλήρη απασχόληση για κάποιον που παράλληλα δίδασκε. Και τα δύο ανακτώνται με τόκο, και τα δύο αποφεύγονται χρεώνοντας το έργο με τον τρόπο που ήδη λογιστικοποιείτε όλους.