Stroški osebja

Stroški osebja so običajno največja postavka v proračunu in skoraj vedno največji vir revizijskih ugotovitev. Zajemajo bruto plačilo vaših zaposlenih za čas, ki so ga delali na projektu, plačo, prispevke delodajalca in druge zakonsko določene stroške, vključene v plačilo.

Horizon Europe računa v dnevih. Dnevna postavka je letni strošek osebja, deljen z 215 dnevi, istih 215 pa je tudi zgornja meja: nihče ne sme prijaviti več kot 215 dni v posameznem letu v vseh sredstvih EU skupaj. Oseba na treh projektih EU ima končno število dni za razporeditev in ta račun se preverja.

Čas mora biti za prijavljene dni zanesljivo zabeležen. Standard so mesečne izjave, ki jih podpišeta oseba in njen vodja, in biti morajo skladne z vsem drugim, kar organizacija ve, z evidenco odsotnosti, z zahtevki drugih financerjev, z urniki poučevanja. Protislovja med dvema zahtevkoma za isto osebo na isti dan so natanko to, kar revizor išče.

Nagrade in dodatki so upravičeni le v mejah in le, kadar sledijo običajni praksi upravičenca in niso vezani na pridobitev sredstev. Projektna nagrada, izmišljena za delo za EU, je neupravičena; dolgoletna shema nagrajevanja uspešnosti, dosledno uporabljena v celotni organizaciji, je praviloma v redu.

Najdražja napaka ni goljufija, ampak neformalnost: zaračunavanje časa raziskovalca po postavki, izpeljani iz proračuna in ne iz plačilne liste, ali uveljavljanje polnega delovnega časa za nekoga, ki je tudi poučeval. Oboje se izterja z obrestmi in oboje je mogoče preprečiti tako, da projektu zaračunavate tako, kot že sicer obračunavate vse.