Personalkostnader

Personalkostnader är oftast den största posten i budgeten och nästan alltid den största källan till revisionsanmärkningar. De täcker bruttoersättningen till din egen personal för den tid de arbetat i projektet, lön, arbetsgivaravgifter, och andra lagstadgade kostnader som ingår i ersättningen.

Horizon Europe räknar i dagar. Dagskostnaden är den årliga personalkostnaden delad med 215 dagar, och samma 215 är ett tak: ingen får redovisa fler än 215 dagar ett givet år över alla EU-bidrag tillsammans. En person i tre EU-projekt har ett ändligt antal dagar att fördela, och aritmetiken kontrolleras.

Tiden måste registreras tillförlitligt för de dagar som redovisas. Månatliga redovisningar signerade av personen och närmaste chef är normen, och de måste stämma med allt annat organisationen vet, frånvarouppgifter, andra finansiärers redovisningar, undervisningsscheman. Motsägelser mellan två redovisningar för samma person samma dag är precis vad en revisor letar efter.

Bonusar och tillägg är stödberättigande bara inom gränser och bara där de följer stödmottagarens vanliga praxis och inte är knutna till att bidraget vunnits. En projektbonus som uppfinns för EU-arbete är inte stödberättigande; ett långvarigt resultatsystem som tillämpas konsekvent i hela organisationen är i allmänhet i sin ordning.

Det dyraste misstaget är inte bedrägeri, det är informalitet: att ta upp en forskares tid till en sats härledd ur en budget i stället för ur lönesystemet, eller att redovisa en heltidsekvivalent för någon som också undervisade. Båda återkrävs med ränta, och båda undviks genom att belasta projektet på samma sätt som du redan redovisar alla andra.