Coûts de personnel

Les coûts de personnel sont en général le plus gros poste du budget et presque toujours la première source de constats d'audit. Ils couvrent la rémunération brute de vos propres salariés pour le temps travaillé sur le projet, salaire, cotisations patronales et autres charges légales comprises dans la rémunération.

Horizon Europe calcule en jours. Le taux journalier est le coût annuel de personnel divisé par 215 jours, et ce même 215 est un plafond : nul ne peut déclarer plus de 215 jours dans une année donnée, toutes subventions européennes confondues. Une personne sur trois projets européens dispose d'un nombre fini de jours à répartir, et le calcul est vérifié.

Le temps doit être enregistré de façon fiable pour les jours déclarés. Les déclarations mensuelles signées par la personne et son responsable sont la norme, et elles doivent être cohérentes avec tout ce que l'organisation sait par ailleurs, congés, déclarations à d'autres financeurs, emplois du temps d'enseignement. Les contradictions entre deux déclarations pour la même personne le même jour sont exactement ce que cherche un auditeur.

Les primes et compléments ne sont éligibles que dans certaines limites, et seulement s'ils suivent la pratique habituelle du bénéficiaire et ne sont pas liés à l'obtention de la subvention. Une prime de projet inventée pour les travaux européens est inéligible ; un dispositif de performance ancien, appliqué uniformément dans l'organisation, passe en général sans difficulté.

L'erreur la plus coûteuse n'est pas la fraude, c'est l'à-peu-près : imputer le temps d'un chercheur à un taux tiré d'un budget plutôt que de la paie, ou déclarer un équivalent temps plein pour quelqu'un qui enseignait aussi. Les deux sont recouvrés avec intérêts, et les deux s'évitent en imputant au projet comme vous comptabilisez déjà tout le monde.