Costi del personale

I costi del personale sono di solito la voce più grande del budget e quasi sempre la prima fonte di rilievi in sede di audit. Coprono la retribuzione lorda del personale proprio per il tempo dedicato al progetto, stipendio, contributi sociali a carico del datore di lavoro e altri oneri di legge compresi nella retribuzione.

Horizon Europe calcola in giorni. La tariffa giornaliera è data dai costi annui del personale divisi per 215 giorni, e lo stesso 215 è un tetto: nessuno può dichiarare più di 215 giorni in un anno sommando tutte le sovvenzioni UE. Chi lavora su tre progetti europei ha un numero finito di giorni da distribuire, e il conto viene verificato.

Il tempo dedicato va registrato in modo attendibile per i giorni dichiarati. Lo standard sono le dichiarazioni mensili firmate dalla persona e dal suo responsabile, e devono essere coerenti con tutto il resto di ciò che l'organizzazione sa, registri delle assenze, rendiconti presentati ad altri finanziatori, orari della didattica. Le contraddizioni fra due dichiarazioni sulla stessa persona nello stesso giorno sono esattamente ciò che un auditor cerca.

Premi e integrazioni sono ammissibili solo entro certi limiti e solo se seguono la prassi abituale del beneficiario e non sono legati all'ottenimento della sovvenzione. Un premio di progetto inventato per il lavoro europeo non è ammissibile; un sistema di incentivi consolidato e applicato in modo uniforme a tutta l'organizzazione di norma va bene.

L'errore più costoso non è la frode, è l'approssimazione: imputare il tempo di un ricercatore a una tariffa ricavata dal budget invece che dal libro paga, o dichiarare un tempo pieno per una persona che nel frattempo faceva didattica. In entrambi i casi le somme vengono recuperate con gli interessi, e in entrambi i casi si evita imputando al progetto il costo così come già lo contabilizzi per chiunque altro.