Разходи за персонал

Разходите за персонал обикновено са най-голямото перо в бюджета и почти винаги най-големият източник на одитни констатации. Те покриват брутното възнаграждение на собствения ви персонал за времето, което е работил по проекта, заплата, осигурителни вноски за сметка на работодателя и другите законоустановени разходи, включени във възнаграждението.

Horizon Europe изчислява в дни. Дневната ставка е годишният разход за персонал, разделен на 215 дни, а същите 215 са и таван: никой не може да отчете повече от 215 дни за дадена година по всички безвъзмездни помощи от ЕС взети заедно. Човек, зает по три проекта на ЕС, разполага с ограничен брой дни за разпределяне и сметката се проверява.

Времето за отчетените дни трябва да се води надеждно. Стандартът са месечни декларации, подписани от лицето и от неговия ръководител, и те трябва да са съвместими с всичко останало, което организацията знае, отчитане на отпуските, отчети към други финансиращи организации, преподавателски график. Противоречията между два отчета за едно и също лице за един и същи ден са точно това, което одиторът търси.

Бонусите и допълнителните възнаграждения са допустими само в определени граници и само когато следват обичайната практика на бенефициента и не са обвързани с получаването на финансирането. Проектен бонус, измислен заради работата по проект на ЕС, е недопустим; отдавна съществуваща схема за представяне, прилагана последователно в цялата организация, по правило е приемлива.

Най-скъпата грешка не е измамата, а неформалността: отчитане на времето на изследовател по ставка, изведена от бюджета вместо от ведомостта, или отчитане на пълна заетост за човек, който е и преподавал. И двете се възстановяват с лихва и двете се избягват, като отчитате проекта по същия начин, по който вече отчитате всички.