Oprávnené náklady

Náklad možno účtovať na projekt, len ak spĺňa naraz každú podmienku: skutočne vznikol prijímateľovi, počas trvania akcie, bol pre prácu nevyhnutný, je identifikovateľný a overiteľný, je zaznamenaný v účtovníctve prijímateľa a zodpovedá jeho obvyklej účtovnej praxi. Nesplnenie ktorejkoľvek z nich ho robí neoprávneným, nech vyzerá akokoľvek rozumne.

Niektoré náklady sú vylúčené úplne: odpočítateľná DPH, dlžné úroky, kurzové straty, rezervy na budúce straty alebo dlhy, náklady už preplatené z iného grantu EÚ a výdavky, ktoré sú nadmerné alebo nezodpovedné. Odpočítateľná DPH je tá, ktorá chytí organizácie, čo si ju vedia nárokovať späť, a rozpočet si aj tak zostavia v hrubej sume.

„Skutočne vzniknutý“ vylučuje záväzky. Objednávka podpísaná v 34. mesiaci na vybavenie dodané po skončení projektu nie je oprávneným nákladom, a nie je ním ani faktúra s dátumom vnútri obdobia za prácu vykonanú mimo neho. Načasovanie sa kontroluje podľa dodania, nie podľa papierov.

„Obvyklá účtovná prax“ je podmienka, o ktorú sa audítori opierajú najtvrdšie. Prijímateľ, ktorý počíta osobné náklady pre vlastné účtovníctvo jedným spôsobom a pre projekt EÚ druhým, o rozdiel príde, aj keby metóda EÚ bola prípustná, keby ju bol používal dôsledne.

Praktická obrana je nudná a účinná: účtujte projektu tak, ako účtujete všetko ostatné, dokumentujte väzbu medzi každým nákladom a prácou a uchovajte dôkazy päť rokov po záverečnej platbe. Audity prichádzajú roky neskôr a pýtajú si papier, nie vysvetlenie.