Επιλέξιμες δαπάνες

Μια δαπάνη μπορεί να χρεωθεί στο έργο μόνο αν πληροί ταυτόχρονα όλους τους όρους: πραγματοποιήθηκε όντως από τον δικαιούχο, μέσα στη διάρκεια της δράσης, ήταν αναγκαία για τις εργασίες, είναι αναγνωρίσιμη και επαληθεύσιμη, είναι καταχωρισμένη στα βιβλία του δικαιούχου, και ακολουθεί τη συνήθη λογιστική του πρακτική. Αν λείπει έστω ένας από αυτούς, η δαπάνη είναι μη επιλέξιμη, όσο εύλογη κι αν δείχνει.

Ορισμένες δαπάνες αποκλείονται ρητά: εκπεστέος ΦΠΑ, οφειλόμενοι τόκοι, συναλλαγματικές ζημίες, προβλέψεις για μελλοντικές ζημίες ή χρέη, δαπάνες που έχουν ήδη επιστραφεί από άλλη ευρωπαϊκή επιχορήγηση, και δαπάνες υπερβολικές ή απερίσκεπτες. Ο εκπεστέος ΦΠΑ είναι εκείνος που πιάνει τους οργανισμούς που μπορούν να τον συμψηφίσουν και προϋπολογίζουν παρ' όλα αυτά το μεικτό ποσό.

Το «πραγματικά πραγματοποιημένη» αποκλείει τις δεσμεύσεις. Μια παραγγελία που υπογράφτηκε τον μήνα 34 για εξοπλισμό που παραδίδεται μετά το τέλος του έργου δεν είναι επιλέξιμη δαπάνη, ούτε ένα τιμολόγιο με ημερομηνία μέσα στην περίοδο για εργασία που έγινε εκτός αυτής. Ο χρόνος ελέγχεται με βάση την παράδοση, όχι τα χαρτιά.

Η «συνήθης λογιστική πρακτική» είναι ο όρος στον οποίο στηρίζονται περισσότερο οι ελεγκτές. Ένας δικαιούχος που υπολογίζει τις δαπάνες προσωπικού με έναν τρόπο για τα δικά του βιβλία και με άλλον για το ευρωπαϊκό έργο θα χάσει τη διαφορά, ακόμη κι όταν η ευρωπαϊκή μέθοδος θα ήταν αποδεκτή αν είχε εφαρμοστεί με συνέπεια.

Η πρακτική άμυνα είναι βαρετή και αποτελεσματική: χρεώστε το έργο όπως χρεώνετε ό,τι άλλο, τεκμηριώστε τη σύνδεση κάθε δαπάνης με τις εργασίες, και κρατήστε τα παραστατικά πέντε χρόνια μετά την τελική πληρωμή. Οι έλεγχοι έρχονται χρόνια αργότερα και ζητούν το χαρτί, όχι την εξήγηση.