Ενδιάμεσες και τελικές πληρωμές

Μετά από κάθε περίοδο αναφοράς η κοινοπραξία υποβάλλει την τεχνική της έκθεση και τις οικονομικές καταστάσεις, η Επιτροπή τις αξιολογεί, και ακολουθεί ενδιάμεση πληρωμή για τις δαπάνες που δέχεται. Η αξιολόγηση τρέχει κανονικά σε περίπου 90 ημέρες από την παραλαβή, και σταματά αν η έκθεση είναι ελλιπής ή αν τεθούν ερωτήματα.

Οι πληρωμές έχουν συνολικό ανώτατο όριο πριν από το τέλος. Η προχρηματοδότηση συν όλες οι ενδιάμεσες πληρωμές δεν μπορούν να ξεπεράσουν το 90% του μέγιστου ποσού της επιχορήγησης, οπότε ένα σταθερό μέρος της επιχορήγησης πληρώνεται πάντα μόνο αφού τελειώσει το έργο και γίνει δεκτή η τελική έκθεση. Αυτό το τελευταίο κομμάτι το χρηματοδοτεί η ίδια η κοινοπραξία σε όλη τη διάρκεια.

Η ΤΕΛΙΚΗ πληρωμή τακτοποιεί το υπόλοιπο: σύνολο αποδεκτών δαπανών επί το ποσοστό χρηματοδότησης, μείον ό,τι έχει ήδη πληρωθεί, συν την επιστροφή του ποσού που παρακρατήθηκε για τον Μηχανισμό Αμοιβαίας Ασφάλισης όπου δεν οφείλεται τίποτα. Μπορεί επίσης να είναι μηδενική, ή αρνητική, αν οι προηγούμενες πληρωμές ξεπέρασαν όσα δικαιολογούν οι αποδεκτές δαπάνες, οπότε γίνεται ανάκτηση χρημάτων.

Οι απορριφθείσες δαπάνες είναι η συνήθης αιτία μιας δυσάρεστης τελικής εκκαθάρισης. Οι δαπάνες που κόβονται σε μια πρώιμη περίοδο δεν ανακτώνται συνήθως αμέσως· μειώνουν το υπόλοιπο στο τέλος, που σημαίνει ότι μια κοινοπραξία η οποία ξόδευε με βάση έναν αριθμό που θεωρούσε αποδεκτό ανακαλύπτει τη διόρθωση τη στιγμή που δεν της έχει μείνει τίποτα να προσαρμόσει.

Ο σχεδιασμός ταμειακών ροών για ένα πολυετές ευρωπαϊκό έργο υποθέτει επομένως: προκαταβολή στην αρχή, μεγάλο κενό, περιοδικές πληρωμές που ακολουθούν τις δαπάνες με έξι ως εννέα μήνες καθυστέρηση, και τελική εκκαθάριση που μπορεί να έρθει έναν χρόνο μετά το τέλος των εργασιών. Οι οργανισμοί που δεν αντέχουν αυτό το κενό καλά είναι να μπαίνουν ως εταίροι με μικρούς προϋπολογισμούς και όχι ως συντονιστές.