Περίοδος αναφοράς

Το έργο χωρίζεται σε περιόδους αναφοράς, συνήθως 12 ή 18 μηνών. Στο τέλος της καθεμιάς, η κοινοπραξία υποβάλλει περιοδική έκθεση: ένα τεχνικό μέρος που περιγράφει τη δουλειά που έγινε έναντι του Παραρτήματος 1, και οικονομικές καταστάσεις από κάθε δικαιούχο που δηλώνει τις δαπάνες του για την περίοδο.

Η προθεσμία είναι σύντομη (τυπικά 60 ημέρες μετά το τέλος της περιόδου) και πέφτει τη στιγμή που όλοι είναι απασχολημένοι με την επόμενη φάση εργασιών. Ο συντονιστής πρέπει να μαζέψει, να ελέγξει και να ενοποιήσει τις συνεισφορές κάθε εταίρου μέσα σε αυτό το παράθυρο, που στην πράξη σημαίνει να τις ζητά αρκετά πριν κλείσει η περίοδος.

Το τεχνικό μέρος κρίνεται με βάση όσα υποσχέθηκε το Παράρτημα 1, όχι με βάση ό,τι τελικά αποδείχθηκε ενδιαφέρον. Τα παραδοτέα της περιόδου πρέπει να παραδοθούν ή να εξηγηθούν· οι αποκλίσεις πρέπει να περιγραφούν ειλικρινά και να αιτιολογηθούν. Οι αξιολογητές είναι γενικά λογικοί απέναντι σε αλλαγμένες συνθήκες και ανελέητοι απέναντι στη σιωπή.

Οι οικονομικές καταστάσεις είναι ανά δικαιούχο και ο καθένας πιστοποιεί τη δική του. Ο συντονιστής δεν μπορεί να διορθώσει τα νούμερα ενός εταίρου, μόνο να τον κυνηγήσει, γι' αυτό ένας εταίρος με αδύναμη εσωτερική λογιστική καθυστερεί την πληρωμή για όλους στην κοινοπραξία.

Η πληρωμή ακολουθεί την αποδοχή, όχι την υποβολή. Τα ερωτήματα του υπευθύνου του έργου παγώνουν το ρολόι, και μια έκθεση που χρειάζεται αναθεώρηση μπορεί να προσθέσει μήνες στην ημερομηνία πληρωμής. Η κοινοπραξία που αντιμετωπίζει τις εκθέσεις ως διοικητική πάρεργο ανακαλύπτει τη συνέπεια στη δική της ταμειακή ροή.